Dein Erfolgsrezept: Wie du mit den fünf wichtigsten Cashflow-KPIs dein Online-Business auf Wachstumskurs bringst

Möchtest Du mit Deinem Unternehmen nicht nur überleben, sondern richtig durchstarten? Deine Vision ist es, neue, aufregende Produkte zu entwickeln und zusätzliche, spannende Marktsegmente zu erschließen? Die Basis für all das ist schlicht und einfach Geld. Um Deine Ziele zu erreichen, benötigst Du neben Mut, Wissen und Motivation vor allem auch fortlaufend liquide Mittel – den Cashflow.

Um von dem allgemeinen Thema Cashflow zu einer tieferen Betrachtung zu gelangen, ist es wichtig, spezifische Key Performance Indicators (KPIs) zu nutzen. 

KPIs im Allgemeinen sind Kennzahlen, die die Leistung und Effizienz eines Unternehmens messen. Sie kommen in allen Bereichen der Unternehmensführung, einschließlich des Finanzwesens, zum Einsatz.

Um die finanzielle Gesundheit und Effizienz eines Unternehmens zu bewerten, ist es wichtig zu verstehen, wie Geld in ein Unternehmen fließt und es wieder verlässt. Diese Dynamik wird durch den Cashflow dargestellt. Indem man den Cashflow analysiert und spezifische Kennzahlen, die Cashflow-KPIs, heranzieht, kann man wertvolle Einblicke in die Liquidität und Leistungsfähigkeit des Unternehmens gewinnen. Diese KPIs helfen, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und ermöglichen fundierte Entscheidungen zur Optimierung des Cashflows.

Hab keine Angst vor Cashflow-KPIs

Für große Unternehmen sind die Cashflow-KPIs Standard und Pflichtprogramm. Aber auch kleinere Onlinehändler stellen mit der Implementierung die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft und sichern so dem Unternehmen, dass es gesund und wachstumsfähig bleibt.

Es mag erst einmal alles sehr betriebswirtschaftlich und kompliziert klingen, aber wenn du dich Stück für Stück an Cashflow-KPIs herantastest und diese Daten in deinem Unternehmen verwendest, wirst du sehr schnell ein Fan davon.

Bevor du das Thema Cashflow und KPIs vorschnell zur Seite schiebst, denke darüber nach, was mit deinem Unternehmen passiert, wenn du diese wichtigen Techniken der Unternehmensführung ignorierst, während deine Wettbewerber sie nutzen.

Andreas Frank, Unternehmer mit über 30 Jahren Erfahrung

Selbst wenn du die nachfolgenden fünf KPIs nur in vereinfachter Form berechnest und regelmäßig überprüfst, kannst du wichtige Trends und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen.

Das ermöglicht dir, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen und dein Geschäft effizienter zu führen. Die regelmäßige Überprüfung und das Verstehen dieser Kennzahlen helfen dir, besser auf Veränderungen im Markt zu reagieren und dein Unternehmen auf nachhaltiges Wachstum auszurichten. 

Es ist an der Zeit, sich jetzt um die Cashflow-KPIs zu kümmern.

Auch wenn das nicht unbedingt das Lieblingsthema der meisten Unternehmerinnen und Unternehmer ist.

Der Cashflow ist im Wesentlichen das pulsierende Herz deines Unternehmens. Er repräsentiert den ständigen Strom von Geld, das in dein Geschäft hineinfließt und wieder hinausgeht. Diese Kennzahl zeigt dir genau, wie viel Geld dir nach Abzug aller Ausgaben tatsächlich in der Firma zur Verfügung steht. Runtergebrochen auf den einfachsten Nenner, gibt dir der Cashflow die Möglichkeit zu sehen, ob du am Ende des Tages finanziell im Plus oder Minus stehst.

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass mehr Geld in dein Unternehmen hineinkommt als hinausgeht, was dir finanzielle Stabilität und Flexibilität verleiht. Umgekehrt kann ein negativer Cashflow dramatische Konsequenzen haben, da er darauf hinweist, dass deine Ausgaben die Einnahmen übersteigen und du möglicherweise Schwierigkeiten hast, deine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen.

Der Cashflow ist das Rückgrat deiner Finanzen. Er liefert dir eine klare Übersicht über die Liquidität deines Unternehmens und hilft dir, informierte Entscheidungen zu treffen, die für das Wachstum und die Stabilität deines Geschäfts entscheidend sind.

Verliere den Cashflow nicht aus den Augen – er ist der Schlüssel zur langfristigen Gesundheit und zum Erfolg deines Unternehmens.

Um wirklich zu verstehen, wie gut dein Geschäft läuft, brauchst du klare Kennzahlen. Diese KPIs (Key Performance Indicators) erleichtern es dir, die Stärken und Schwächen deines Unternehmens zu erkennen. KPIs helfen dir fortlaufend und konstant vergleichbar, die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens im Auge zu behalten. Sie geben dir detaillierte Informationen darüber, was gut funktioniert und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Du kannst Änderungen im Cashflow genau verfolgen und fundierte Entscheidungen für alle Aspekte deines Geschäfts treffen, indem du die richtigen Kennzahlen im Blick hast. Es gibt jedoch unzählig viele KPIs, und einige Tools können dir Dutzende, wenn nicht Hunderte davon präsentieren. Entscheidend ist es, sich nur auf die für dich wirklich wichtigen KPIs zu konzentrieren, um den Überblick zu behalten und nicht von unnötigem Ballast überwältigt zu werden.

Keine Panik, es geht überhaupt nicht darum, ein Experte in allen Tiefen der Betriebswirtschaft zu sein. Ziel ist es, ein Gefühl für die Liquidität deines Unternehmens zu bekommen und dieses mit Fakten zu untermauern. Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen zugutekommen, ist in erfolgreichen Unternehmen immer eine Kombination aus Bauchgefühl und Wissen. Zahlen alleine nutzen dir nichts, aber ohne Zahlen ist alles nichts.

Hier sind die wesentlichen Cashflow-KPIs, auf die du dich konzentrieren solltest:

Operativer Cashflow (OCF): Zeigt, ob dein Unternehmen genug Geld generiert, um die täglichen Betriebskosten zu decken.

Free Cash Flow (FCF): Gibt Auskunft darüber, wie viel Geld nach den notwendigen Investitionen übrig bleibt, um Schulden zu reduzieren oder in Wachstum zu investieren.

Cash Conversion Cycle (CCC): Misst, wie lange dein Geld im Umlauf ist, bevor es wieder zu Bargeld wird.

Forderungslaufzeit (DSO): Zeigt, wie effizient du deine Forderungen eintreibst.

Verbindlichkeitenlaufzeit (DPO): Misst, wie lange du durchschnittlich brauchst, um deine Lieferanten zu bezahlen.

Diese KPIs sind der Schlüssel, um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu verstehen und gezielt zu steuern.

Im Folgenden zeigen wir dir detailliert, wie jeder dieser KPIs funktioniert und wie du sie in deinem Alltag als Onlinehändler effektiv einsetzen kannst:

Praxisnahe Beispiele zu jedem KPI sorgen dafür, dass das Learning für dich nicht nur einfach, sondern auch direkt umsetzbar ist. Du wirst sehen, wie du durch den Einsatz dieser KPIs schneller auf Veränderungen reagieren und strategische Maßnahmen ergreifen kannst. So bist du bestens gerüstet, dein Geschäft auf das nächste Level zu heben und nachhaltig erfolgreich zu bleiben.

1. Operativer Cashflow

Der operative Cashflow (OCF) ist das Herzstück deiner Cashflow-Rechnung. Er zeigt dir, wie viel Bargeld dein Unternehmen durch seine alltäglichen Geschäftstätigkeiten einnimmt und wie viel davon für die laufenden Ausgaben verwendet wird. Dabei werden Einnahmen aus Zinsen und Erträgen aus Investitionen außen vor gelassen, da diese nicht direkt aus dem operativen Geschäft stammen. Ein hoher OCF bedeutet mehr Spielraum für Investitionen in Wachstum. Ein niedriger oder negativer OCF kann hingegen deine bestehenden Geschäftsabläufe gefährden.

Beispiel:

Angenommen, du hast einen Nettogewinn von 250.000 Euro, nicht zahlungswirksame Aufwendungen von 50.000 Euro und eine negative Änderung im Nettoumlaufvermögen von 100.000 Euro. Dein operativer Cashflow beträgt dann 200.000 Euro.

Nicht zahlungswirksame Aufwendungen sind Kosten, die in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen, aber tatsächlich kein Bargeld aus deinem Unternehmen abfließen lassen. Ein typisches Beispiel dafür ist die Abschreibung auf Maschinen und Anlagen. Diese Aufwendungen mindern zwar deinen Gewinn, führen aber nicht zu einer tatsächlichen Zahlung.

Praxis:

Ein positiver OCF zeigt, dass du genug Cash generierst, um deine laufenden Betriebskosten zu decken. Das bedeutet, dass du in der Lage bist, Gehälter zu zahlen, Lieferanten zu bezahlen und in neue Projekte oder Expansionen zu investieren. Ein hoher positiver OCF gibt dir finanzielle Stabilität und Flexibilität, was besonders wichtig ist, um auf Marktveränderungen oder unerwartete Kosten schnell reagieren zu können.

Stell dir vor, du bist ein Onlinehändler mit einem hohen OCF. Du könntest in die Verbesserung deiner Website, die Optimierung deiner Lieferkette oder die Einführung neuer Produktlinien investieren, ohne auf externe Finanzierungsquellen angewiesen zu sein. Ein hoher OCF ermöglicht es dir auch, in Marketingkampagnen zu investieren, um die Markenbekanntheit zu steigern und deinen Kundenstamm zu erweitern.

Ein negativer OCF hingegen ist ein Warnsignal. Es bedeutet, dass du mehr Geld ausgibst, als du durch deine Geschäftstätigkeiten einnimmst. Dies kann darauf hindeuten, dass du Schwierigkeiten hast, deine Betriebskosten zu decken, und möglicherweise auf externe Finanzierungsquellen angewiesen bist, um liquide zu bleiben. Ein anhaltend negativer OCF kann zu finanziellen Engpässen führen und die langfristige Überlebensfähigkeit deines Unternehmens gefährden.

Zum Beispiel könntest du als Onlinehändler mit negativem OCF Schwierigkeiten haben, neue Bestellungen aufzugeben oder bestehende Rechnungen zu bezahlen, was zu Verzögerungen bei der Lieferung und Unzufriedenheit bei deinen Kunden führen könnte. Darüber hinaus könntest du Probleme haben, Gehälter und Mieten zu zahlen, was die Moral deiner Mitarbeiter beeinträchtigen und die Servicequalität verschlechtern könnte.

Die regelmäßige Überwachung und Analyse des OCF hilft dir, finanzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um deine Liquidität zu verbessern. Strategien zur Verbesserung des OCF können die Optimierung des Forderungsmanagements, die Reduzierung von Betriebskosten oder die Verbesserung der Lagerhaltung umfassen. Indem du den OCF im Auge behältst, kannst du sicherstellen, dass du in der Lage bist, deine laufenden Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig in zukünftiges Wachstum zu investieren.

2. Free Cash Flow

Der Free Cash Flow (FCF) ist eine wichtige Kennzahl, die aufzeigt, wie viel Geld deinem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung steht, nachdem alle notwendigen Ausgaben für den Geschäftsbetrieb und Investitionen in Anlagen abgezogen wurden. Er bietet ein umfassenderes und genaueres Bild der tatsächlichen finanziellen Lage deines Unternehmens als der reine Gewinn oder der operative Cashflow. Er zeigt nicht nur, wie viel Geld dein Unternehmen verdient, sondern auch, wie viel davon tatsächlich verfügbar ist, um in die Zukunft zu investieren oder dir als Inhaber oder den Anteilseignern zurückzugeben.

Der Free Cash Flow beginnt mit dem operativen Cashflow (OCF), der den Geldfluss aus der laufenden Geschäftstätigkeit darstellt. Aus diesem operativen Cashflow müssen dann die Kapitalausgaben abgezogen werden. Kapitalausgaben (CAPEX) sind Investitionen in langfristige Vermögenswerte wie Maschinen, Gebäude oder Ausrüstung, die notwendig sind, um das Geschäft zu betreiben und zukünftig zu wachsen. Diese Ausgaben sind notwendig, um die Infrastruktur des Unternehmens zu erhalten und zu erweitern, sind aber auch eine erhebliche Belastung für den Cashflow.

Nach Abzug der Kapitalausgaben vom operativen Cashflow erhältst du den Free Cash Flow. Der FCF zeigt dir, wie viel Bargeld deinem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung steht, nachdem alle operativen und investiven Ausgaben berücksichtigt wurden.

Beispiel:

Angenommen, du hast ein Unternehmen mit einem operativen Cashflow von 200.000 Euro und Kapitalausgaben von 80.000 Euro. Dein Free Cash Flow beträgt dann 120.000 Euro.

Praxis:

Ein positiver FCF zeigt, dass nach den notwendigen Investitionen in dein Unternehmen noch überschüssiges Geld vorhanden ist. Das ist gut, da es auf finanzielle Flexibilität hinweist. Du könntest dieses überschüssige Geld verwenden, um Schulden zu reduzieren, Dividenden auszuschütten oder in Wachstumsprojekte zu investieren.

Als Onlinehändler könntest du einen positiven FCF nutzen, um in neue Technologien zu investieren, wie zum Beispiel eine verbesserte E-Commerce-Plattform oder ein effizienteres Lagerverwaltungssystem. Vielleicht möchtest du auch dein Produktsortiment erweitern oder in Marketingkampagnen investieren, um neue Kunden zu gewinnen und deinen Umsatz zu steigern.

Ein negativer FCF bedeutet hingegen, dass dein Unternehmen mehr Geld ausgibt, als es einnimmt, was langfristig problematisch sein kann. Dies könnte darauf hindeuten, dass du Schwierigkeiten hast, genügend Cashflow zu generieren, um sowohl deine laufenden Betriebskosten als auch deine Investitionen zu decken.

Wenn du als Onlinehändler einen negativen FCF hast, könntest du Probleme haben, notwendige Investitionen zu tätigen oder Schulden zu tilgen. Dies könnte dazu führen, dass du auf externe Finanzierungsquellen angewiesen bist, um deine Geschäftstätigkeiten aufrechtzuerhalten. Es könnte auch bedeuten, dass du Kosten senken oder deine Ausgaben besser kontrollieren musst, um deine finanzielle Gesundheit zu verbessern.

Die regelmäßige Überwachung und Analyse des FCF hilft dir, ein klares Bild von deiner finanziellen Situation zu bekommen. Indem du den FCF im Auge behältst, kannst du sicherstellen, dass du in der Lage bist, strategische Entscheidungen zu treffen, die das langfristige Wachstum und die finanzielle Stabilität deines Unternehmens fördern.

3. Cash Conversion Cycle

Der CCC gibt an, wie lange es dauert, bis dein Unternehmen das investierte Kapital in Lagerbestände umwandelt und diese Lagerbestände wieder in Bargeld zurückverwandelt. Diese Kennzahl setzt sich aus drei Hauptkomponenten zusammen: der Lagerumschlagsdauer, der Forderungslaufzeit und der Verbindlichkeitenlaufzeit.

Die Lagerumschlagsdauer beschreibt die Zeitspanne, die dein Unternehmen benötigt, um Lagerbestände zu verkaufen. Je kürzer diese Zeit ist, desto schneller wird das Kapital freigesetzt, das in den Lagerbeständen gebunden ist. Die Forderungslaufzeit misst die Zeit, die dein Unternehmen benötigt, um Zahlungen von Kunden zu erhalten. Ein kürzerer Zeitraum bedeutet, dass dein Unternehmen schneller Bargeld aus seinen Verkäufen generiert. Schließlich gibt die Verbindlichkeitenlaufzeit die Zeit an, die dein Unternehmen hat, um seine Lieferanten zu bezahlen. Eine längere Zahlungsfrist kann deinem Unternehmen helfen, Bargeld länger zu behalten und seine Liquidität zu verbessern.

Der CCC wird berechnet, indem die Lagerumschlagsdauer und die Forderungslaufzeit addiert und dann die Verbindlichkeitenlaufzeit abgezogen werden. Der resultierende Wert gibt die Anzahl der Tage an, die dein Unternehmen benötigt, um einen Bargeldzyklus zu durchlaufen – von der Investition in Lagerbestände bis zur Rückverwandlung in Bargeld.

Beispiel:

Angenommen, du hast in einem Jahr Lagerbestände von 300.000 Euro und Umsatzkosten von 1,2 Millionen Euro, was eine Lagerhaltung von 91 Tagen ergibt. Dazu kommt eine Forderungslaufzeit (DSO) von 61 Tagen und eine Verbindlichkeitenlaufzeit (DPO) von 122 Tagen. Dein CCC beträgt daher 30 Tage.

Praxis:

Ein kurzer CCC ist positiv, da er zeigt, dass du deine Lagerbestände schnell in Bargeld umwandeln kannst. Dein Lager dreht sich schnell. Das bedeutet, dass dein Kapital nicht lange in den Lagerbeständen gebunden ist und du flexibel bleibst. Für einen Onlinehändler ist dies besonders wichtig, um schnell auf Nachfrageänderungen reagieren zu können und sicherzustellen, dass stets genügend Liquidität vorhanden ist.

Nehmen wir an, du betreibst einen Online-Shop und dein CCC ist kurz. Das bedeutet, dass du deine Produkte schnell verkaufst und das Geld rasch wieder zur Verfügung hast, um neue Bestände zu kaufen oder in Marketingkampagnen zu investieren. Dadurch kannst du deinen Kunden stets aktuelle und gefragte Produkte anbieten, was wiederum deinen Umsatz steigert und deine Marktposition stärkt.

Ein langer CCC hingegen bedeutet, dass dein Kapital länger in den Lagerbeständen gebunden ist, was die Liquidität beeinträchtigen kann. Wenn du beispielsweise als Onlinehändler einen langen CCC hast, könnte das bedeuten, dass du Schwierigkeiten hast, schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren. Dein Geld ist in Lagerbeständen gebunden, und du hast weniger Flexibilität, um neue Produkte einzuführen oder kurzfristige finanzielle Verpflichtungen zu erfüllen.

Ein langer CCC kann dazu führen, dass du eventuell externe Finanzierungen in Anspruch nehmen musst, um liquide zu bleiben. Das kann zusätzliche Kosten verursachen und deine finanzielle Stabilität gefährden. Um deinen CCC zu verkürzen, könntest du Maßnahmen ergreifen wie die Verbesserung deiner Lagerverwaltung, die Optimierung deines Forderungsmanagements oder die Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen mit deinen Lieferanten.

Bei einem langen CCC solltest du dringend dein Produktportfolio überprüfen und die Penner streichen, insofern sie nicht wichtig sind für die Sortimentsabrundung und Unterstützung der Renner.

Indem du den CCC regelmäßig überwachst und analysierst, kannst du die Effizienz deiner Geschäftsabläufe verbessern und sicherstellen, dass du jederzeit über ausreichend Liquidität verfügst. Dies hilft dir, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren und das Wachstum deines Online-Geschäfts zu fördern.

4. Forderungslaufzeit

Die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) misst die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die dein Unternehmen benötigt, um Forderungen von Kunden einzuziehen. Diese Kennzahl gibt dir Aufschluss darüber, wie effizient dein Forderungsmanagement ist. Sie zeigt, wie lange dein Kapital in Form von Forderungen gebunden ist, bevor es als Bargeld verfügbar wird.

Dies ist ist eine sehr wichtige Kennzahl für dich, da sie die Effektivität deines Forderungsmanagements widerspiegelt und Aufschluss über die Liquidität und finanzielle Gesundheit deines Unternehmens gibt.

Beispiel:

Angenommen, du hast Forderungen in Höhe von 500.000 Euro und Nettokreditverkäufe von 3 Millionen Euro. Der Messzeitraum beträgt ein Jahr (360 Tage). In diesem Fall beträgt deine DSO 60 Tage.

Der Rechenweg zur Bestimmung der DSO sieht folgendermaßen aus: Zuerst teilst du die ausstehenden Forderungen durch die Nettokreditverkäufe. Dieses Verhältnis multiplizierst du anschließend mit der Anzahl der Tage im betrachteten Zeitraum. Das Ergebnis gibt die durchschnittliche Zeitspanne an, die vergeht, bis dein Unternehmen Zahlungen für seine Verkäufe erhält.

Praxis:

Ein niedriger DSO-Wert ist gut, da er anzeigt, dass du deine Forderungen schnell eintreibst und somit über mehr liquides Kapital verfügst. Für einen Onlinehändler bedeutet dies, dass du das Geld, das dir zusteht, schnell erhältst und es für den Betrieb oder Investitionen nutzen kannst. Ein niedriger DSO-Wert verbessert deine Liquidität und ermöglicht es dir, deine Geschäftstätigkeiten reibungslos fortzusetzen.

Stell dir vor, dein Online-Shop hat einen niedrigen DSO-Wert. Das bedeutet, dass du schnell an dein Geld kommst, nachdem du eine Bestellung abgewickelt hast. Du kannst dieses Geld dann sofort nutzen, um neue Waren zu bestellen, in Marketingaktivitäten zu investieren oder andere kurzfristige Verbindlichkeiten zu begleichen. Dadurch bleibst du flexibel und kannst schnell auf Marktveränderungen reagieren.

Ein hoher DSO-Wert hingegen deutet darauf hin, dass du Schwierigkeiten hast, deine Forderungen einzutreiben. Das bedeutet, dass dein Geld länger bei deinen Kunden gebunden ist, was zu Liquiditätsproblemen führen kann. Wenn du als Onlinehändler einen hohen DSO-Wert hast, könnte das bedeuten, dass du längere Zeit auf dein Geld warten musst, was deine Fähigkeit beeinträchtigen könnte, neue Bestellungen aufzugeben oder laufende Kosten zu decken.

Um deine DSO zu verbessern, könntest du verschiedene Maßnahmen ergreifen. Zum Beispiel könntest du die Zahlungskonditionen für deine Kunden strenger gestalten oder Anreize für schnellere Zahlungen bieten. Auch ein effizientes Forderungsmanagementsystem kann dir helfen, den Überblick über offene Rechnungen zu behalten und schneller Maßnahmen zur Eintreibung zu ergreifen.

Der größte Hebel für eine optimierte Forderungslaufzeit ist für dich als Onlinehändler fast immer die Auswahl des Zahlungsdienstleisters. Wenn dein DSO nicht passt, solltest Du mit dem Payment-Anbieter über die Konditionen sprechen und gegebenenfalls einen neuen Partner für deine Onlinezahlungen ins Boot holen.

Die regelmäßige Überwachung und Analyse der DSO hilft dir, potenzielle Liquiditätsprobleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Indem du die DSO im Auge behältst, kannst du sicherstellen, dass du über ausreichend liquides Kapital verfügst, um dein Online-Geschäft erfolgreich zu führen und weiter auszubauen.

5. Verbindlichkeitenlaufzeit

Die Verbindlichkeitenlaufzeit (Days Payable Outstanding, DPO) ist eine Kennzahl, die die durchschnittliche Anzahl von Tagen misst, die du benötigst, um deine Lieferanten und Gläubiger zu bezahlen. Diese Kennzahl gibt dir, wie die voran genannten KPIs, ebenfalls wichtige Einblicke in dein Zahlungsmanagement. Sie zeigt, wie lange dein Kapital in deinem Unternehmen verbleibt, bevor es für Verbindlichkeiten ausgegeben wird.

Ein wesentlicher Bestandteil des Working-Capital-Managements, die Verbindlichkeitenlaufzeit, hilft dir dabei, deine Liquidität zu optimieren. Sie berechnet sich, indem du die ausstehenden Verbindlichkeiten durch die gesamten Krediteinkäufe teilst und das Ergebnis mit der Anzahl der Tage im betrachteten Zeitraum multiplizierst. Die resultierende Zahl gibt die durchschnittliche Zeitspanne an, die du benötigst, um deine Rechnungen zu begleichen.

Beispiel:

Angenommen, du hast Verbindlichkeiten in Höhe von 50.000 Euro und Umsatzkosten von 600.000 Euro bei einem Messzeitraum von einem Jahr mit 360 Tagen. In diesem Fall beträgt deine DPO 30 Tage.

Der Rechenweg zur Bestimmung der DPO sieht folgendermaßen aus: Zuerst teilst du die ausstehenden Verbindlichkeiten durch die gesamten Umsatzkosten. Dieses Verhältnis multiplizierst du anschließend mit der Anzahl der Tage im betrachteten Zeitraum. Bei Verbindlichkeiten von 50.000 Euro und Umsatzkosten von 600.000 Euro ergibt dies 0,0833. Multipliziert mit 360 Tagen ergibt sich eine Verbindlichkeitenlaufteit von 30 Tagen. Das Ergebnis gibt die durchschnittliche Zeitspanne an, die vergeht, bis dein Unternehmen Zahlungen an seine Lieferanten und Gläubiger leistet.

Praxis:

Ein hoher DPO-Wert ist gut, wenn er im Rahmen der mit deinen Lieferanten vereinbarten Zahlungsfristen liegt. Dies zeigt, dass du deine Zahlungen gut verwaltest und somit mehr liquides Kapital zur Verfügung hast. Für einen Onlinehändler bedeutet dies, dass du länger über das Geld verfügst, bevor du deine Lieferanten bezahlen musst. Dies verbessert deine Liquidität und gibt dir mehr finanziellen Spielraum für Investitionen oder den täglichen Betrieb.

Stell dir vor, dein Online-Shop hat einen hohen DPO-Wert. Das bedeutet, dass du deine Lieferanten in einem angemessenen Zeitraum bezahlst und gleichzeitig dein Bargeld länger bei dir hältst. Diese zusätzliche Liquidität kannst du nutzen, um in neue Produkte zu investieren, Marketingkampagnen zu starten oder unerwartete Kosten zu decken.

Ein niedriger DPO-Wert hingegen kann darauf hinweisen, dass du deine Lieferanten zu schnell bezahlst. Das bedeutet, dass dein Geld schneller aus deinem Unternehmen abfließt, was deine Liquidität einschränken kann. Wenn du als Onlinehändler einen niedrigen DPO-Wert hast, könnte das bedeuten, dass du weniger finanziellen Spielraum hast und möglicherweise Schwierigkeiten hast, kurzfristige finanzielle Verpflichtungen zu erfüllen.

Eine schnelle Bezahlung der Lieferanten unter Ausnutzung von Boni und Skonti wirkt sich auf die Beurteilung des DPO aus. Bei der Analyse dieses KPIs sollte deshalb auch stets berücksichtigt werden, dass eine schnelle Zahlung durchaus einen positiven Einfluss auf die Liquidität haben kann.

Um deinen DPO zu verbessern, könntest du versuchen, bessere Zahlungsbedingungen mit deinen Lieferanten auszuhandeln. Du könntest auch deine Zahlungsprozesse optimieren, um sicherzustellen, dass du deine Lieferanten nicht früher als notwendig bezahlst, während du dennoch die Beziehungen zu ihnen pflegst.

Die regelmäßige Überwachung und Analyse der DPO hilft dir, dein Zahlungsmanagement zu optimieren und sicherzustellen, dass du über ausreichend liquides Kapital verfügst. Indem du die DPO im Auge behältst, kannst du die finanzielle Stabilität deines Online-Geschäfts verbessern und sicherstellen, dass du immer über genügend Mittel verfügst, um in zukünftiges Wachstum zu investieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um die genannten KPIs effektiv in deinem Unternehmen zu implementieren, bedarf es einer klaren Strategie und definierter Verantwortlichkeiten.

1. Bestimmung der Verantwortlichkeiten:
   • Der CFO oder Leiter des Finanzwesens ist in der Regel hauptverantwortlich für das Cashflow-Management.
   • Finanzanalysten und Controller unterstützen den CFO durch die Berechnung und Analyse der KPIs.
   • Das Rechnungswesen-Team stellt die notwendigen Finanzdaten bereit.
2. Datenbereitstellung und -sammlung:
   • Das Rechnungswesen-Team sammelt alle relevanten Finanzdaten, wie Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten.
   • Diese Daten werden regelmäßig aktualisiert und an den Finanzanalysten weitergeleitet.
3. Berechnung und Analyse der KPIs:
   • Finanzanalysten berechnen die verschiedenen KPIs anhand der bereitgestellten Daten.
   • Die Ergebnisse werden analysiert, um Trends und potenzielle Probleme zu identifizieren.
4. Berichterstattung:
   • Die analysierten KPIs werden dem CFO präsentiert, der diese dann an die Geschäftsführung und andere relevante Abteilungen weiterleitet.
   • Regelmäßige Berichte, z.B. monatlich oder vierteljährlich, stellen sicher, dass alle Stakeholder auf dem Laufenden sind.
5. Maßnahmen ergreifen:
   • Basierend auf den KPI-Berichten werden Maßnahmen ergriffen, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu verbessern.
   • Diese Maßnahmen können von Kostenreduzierungen bis hin zu neuen Investitionsstrategien reichen.

Praxisbeispiel aus dem E-Commerce

Bestimmung der Verantwortlichkeiten:

Als E-Commerce-Unternehmer ist dein CFO für das gesamte Cashflow-Management verantwortlich. Deine Finanzanalysten berechnen KPIs wie den operativen Cashflow und den Free Cash Flow, während dein Rechnungswesen-Team die notwendigen Daten über Umsätze, Ausgaben und Bestände sammelt und bereitstellt.

Datenbereitstellung und -sammlung:

Dein Rechnungswesen-Team sammelt alle relevanten Finanzdaten. Zum Beispiel:

• Monatliche Umsätze: 100.000 Euro
• Monatliche Ausgaben: 70.000 Euro
• Forderungen: 50.000 Euro
• Verbindlichkeiten: 30.000 Euro

Diese Daten werden regelmäßig aktualisiert und an deine Finanzanalysten weitergeleitet.

Berechnung und Analyse der KPIs:

Deine Finanzanalysten berechnen die verschiedenen KPIs. Zum Beispiel:

• Operativer Cashflow: 30.000 Euro
• Free Cash Flow: 20.000 Euro
• Cash Conversion Cycle: 45 Tage
• Forderungslaufzeit (DSO): 50 Tage
• Verbindlichkeitenlaufzeit (DPO): 60 Tage

Die Ergebnisse werden analysiert, um Trends und potenzielle Probleme zu identifizieren. Zum Beispiel könnte ein hoher DSO-Wert auf Schwierigkeiten hinweisen, deine Forderungen einzutreiben.

Berichterstattung:

Die analysierten KPIs werden deinem CFO präsentiert, der diese dann an die Geschäftsführung und andere relevante Abteilungen weiterleitet. Regelmäßige Berichte, beispielsweise monatlich, stellen sicher, dass alle Stakeholder auf dem Laufenden sind.

Maßnahmen ergreifen:

Basierend auf den KPI-Berichten werden Maßnahmen ergriffen, um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu verbessern. Zum Beispiel:

• Reduzierung der Betriebskosten durch effizientere Prozesse
• Verbesserung des Forderungsmanagements, um den DSO zu senken
• Verhandlung besserer Zahlungsbedingungen mit Lieferanten, um den DPO zu erhöhen

Durch die regelmäßige Überwachung und Analyse der KPIs kannst du sicherstellen, dass dein Online-Geschäft finanziell stabil bleibt und du in zukünftiges Wachstum investieren kannst.

Warum diese KPIs auch für kleinere Onlinehändler wichtig sind

Auch als kleinerer Onlinehändler sind KPIs entscheidend für die finanzielle Gesundheit und Geschäftsentscheidungen. Diese Kennzahlen bieten wertvolle Einblicke und helfen dir, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Der operative Cashflow (OCF) zeigt dir, ob dein Unternehmen genug Geld generiert, um die täglichen Betriebskosten zu decken. Selbst eine einfache Berechnung des OCF kann dir helfen, frühzeitig Probleme zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Stell dir vor, dein OCF ist negativ. Du überprüfst deine Ausgaben und entdeckst, dass du zu viel für Lagerhaltung ausgibst. Durch eine bessere Bestandsverwaltung kannst du diese Kosten reduzieren und deinen Cashflow verbessern.

Der Free Cash Flow (FCF) zeigt dir, wie viel Geld nach den notwendigen Investitionen übrig bleibt. Dies hilft dir zu entscheiden, ob du in weiteres Wachstum investieren, Schulden abbauen oder Rücklagen bilden solltest. Angenommen, du hast nach Abzug aller Investitionen einen positiven FCF. Dieses Geld könntest du nutzen, um deine Marketingstrategie zu verbessern, indem du gezielte Werbekampagnen startest, die deine Reichweite erhöhen und den Umsatz steigern.

Der Cash Conversion Cycle (CCC) hilft dir zu verstehen, wie lange dein Geld im Umlauf ist, bevor es wieder zu Bargeld wird. Ein kurzer CCC bedeutet, dass dein Geld schnell wieder verfügbar ist, um erneut investiert zu werden. Wenn du bemerkst, dass dein CCC zu lang ist, könntest du versuchen, die Lagerbestände zu optimieren und die Zeit zu verkürzen, die du für den Verkauf und die Abwicklung von Bestellungen benötigst.

Die Forderungslaufzeit (DSO) und die Verbindlichkeitenlaufzeit (DPO) geben dir einen Überblick darüber, wie effektiv du Forderungen eintreibst und Verbindlichkeiten managst. Ein niedriger DSO-Wert bedeutet, dass du schnell an dein Geld kommst, während ein hoher DPO-Wert darauf hinweist, dass du die Zahlungsfristen optimal nutzt. Wenn dein DSO-Wert hoch ist, könntest du Maßnahmen ergreifen, um die Zahlungsmoral deiner Kunden zu verbessern, wie zum Beispiel durch frühzeitige Rechnungsstellung oder Anreize für schnellere Zahlungen.

KPIs ohne Ende

Es gibt natürlich noch unzählige weitere Cashflow-KPIs. Gerade wenn es um die Unternehmensfinanzierung mit Banken und Investoren geht, haben diese ganz spezielle Vorlieben für bestimmte KPIs. Wenn du also externen Finanzbedarf hast, dann solltest du dich unbedingt auch um diese KPIs kümmern:

1. Debt Service Coverage Ratio (DSCR): Verhältnis des operativen Cashflows zur Schuldendienstverpflichtung. Ein hoher DSCR zeigt, dass das Unternehmen genügend Einnahmen hat, um seine Schulden zu bedienen.
2. Interest Coverage Ratio (ICR): Fähigkeit, Zinszahlungen aus dem operativen Gewinn zu leisten. Diese Kennzahl gibt Auskunft über die finanzielle Stabilität und die Fähigkeit, Kreditkosten zu tragen.
3. Current Ratio (CR): Verhältnis von kurzfristigen Vermögenswerten zu kurzfristigen Verbindlichkeiten. Ein Wert über 1 zeigt, dass das Unternehmen seine kurzfristigen Verpflichtungen erfüllen kann.
4. Gross Profit Margin (GPM): Prozentsatz des Umsatzes, der nach Abzug der direkten Kosten übrig bleibt. Diese Kennzahl misst die Rentabilität des Kerngeschäfts.
5. Operating Cash Flow Ratio (OCFR): Verhältnis des operativen Cashflows zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Diese Kennzahl misst die Fähigkeit, laufende Verbindlichkeiten mit dem generierten Cashflow zu decken.

Neben den Cashflow-KPIs gibt es noch viele weitere KPIs in verschiedenen Unternehmensbereichen und im Controlling, die ebenfalls wichtig sind. Diese Kennzahlen helfen dabei, die Rentabilität, Effizienz und Kundenbindung zu messen, was zu fundierten Entscheidungen und einer besseren strategischen Ausrichtung führt.

1. Customer Lifetime Value (CLV): Langfristiger Umsatz, den ein Kunde im Laufe seiner Beziehung zum Unternehmen generiert. Dies hilft bei der Bewertung der Kundenbindung und der langfristigen Rentabilität.
2. Return on Marketing Investment (ROMI): Der Gewinn, der für jeden investierten Marketingeuro erzielt wird. Diese Kennzahl misst die Rentabilität von Marketingausgaben.
3. Average Order Value (AOV): Durchschnittlicher Betrag, den Kunden bei einem Einkauf ausgeben. Ein höherer AOV kann auf erfolgreiche Upselling- und Cross-Selling-Strategien hinweisen.
4. Return on Advertising Spend (ROAS): Umsatz, der für jeden ausgegebenen Werbeeuro erzielt wird. Diese Kennzahl misst die Effektivität von Marketingausgaben.
5. Inventory Turnover Ratio (ITR): Häufigkeit, mit der der Lagerbestand in einem bestimmten Zeitraum verkauft und ersetzt wird. Diese Kennzahl zeigt, wie schnell Produkte verkauft werden und kann helfen, Überbestände zu vermeiden.

Von diesen KPIs sind für Onlinehändler vor allem die ersten beiden goldwert.

Empfehlenswert ist dazu dieser Artikel hier im SELR-Magazin über den ROMI.

Wichtig sind für dich im ersten Schritt die fünf erstgenannten und ausführlich beschriebenen KPIs.

Das Thema ist zu wichtig, um es nicht anzugehen! Du musst das aber nicht alleine machen. Wenn dir im Unternehmen aktuell das Know-how dazu fehlt, hole dir externe Expertise. Steuerkanzleien bieten häufig zusätzliche betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen an und helfen Unternehmern, diese Instrumente im Unternehmen zu implementieren.

Durch die Anwendung von KPIs sicherst du nicht nur die finanzielle Stabilität deines Unternehmens, sondern schaffst auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Erfolg.